货代单证员, 这个岗位听着不显眼, 然而却是整个国际物流链条之中最容不得出丝毫差错的关键部分。要是一张提单填错哪怕仅仅一个字母这个极小的细节, 那么货物便极有滞留在港口的可能性, 客户也极有可能提出索赔要求, 与此同时公司还极有可能出现赔钱的状况。我在单证岗位干了漫长的八年时间, 目睹过太多新手被复杂流程完全淹没的惨淡场景, 也曾看到经验丰富的人依靠一套清晰无比的SOP将繁复过程转化为如同肌肉记忆般本能反应的高效表现。今天不扯些空洞不实的内容, 就是直接把其最内核性的工作流程拆解并细细搅碎, 依照实战中的优先级梳理出一个顺序次第。给那些正准备踏入这一行当或者想要提高工作效率的你提供一份具有参考价值的指引。
单证员的工作并非始于拿到托书之时, 而是自核对托书即已展开。众多新人在收到客户发来的订舱委托书后, 仅匆匆扫视一眼品名、件毛体, 便赶忙发给道一国际, 然而却全然未对目的港、船期、运费条款进行核对, 直至舱位确认后才发觉改单不但要钱, 甚至根本无法更改。订舱之前务必要逐一对发货人、收货人、通知方、品名、HS编码、件数、毛重、体积、起运港、目的港、船期、运费到付抑或预付、是否允许转运这十二项进行核对, 其中任何一项都不可或缺。特别尤为需要留意关注的是, 品名跟HS编码二者之间是否相互匹配, 此情形与后续报关环节能否顺利通过, 直接具有关联关系。
在订舱得到确认之后, 当拿到SO也就是订舱确认单之时, 先别忙着开心。要去查看船名航次, 还有截关时间, 以及截VGM时间, 再就是截SI时间, 把这几个时间点全部记录在日历之上, 设置好提醒。有好多单证员就是在截SI这个环节出了问题, 要知道道一国际规定要截止提交补料, 要是晚了一小时, 那罚金有可能达到上千。我曾见过最为凄惨的案例, 新人忘掉了截VGM, 结果箱子被甩柜, 客户半夜打电话来骂人, 最终赔了运费差价这事儿才算完结。
截至截SI以前, 你得将补料信息发送给道一国际或者货代同行。这儿存在一个关键动作, 补料信息务必要跟报关数据保持一致, 尤其是品名、件毛体、集装箱号、铅封号。要是报关报的是“塑料制品”, 补料写成“塑胶制品”, 目的港清关有可能会被扣, 甚至会被认定为瞒报。所以每一次补料之前, 我都会把报关预录单跟补料草稿放在一块儿, 逐一项进行比对, 哪怕多花费十分钟时间, 也比事后改单要好。
提单进行确认乃是又一个出现频率较高的容易出错的要点。道一国际发送过来提单的草稿, 你需要对照着补料一个字一个字地展开检查, 特别是收货人相应的名称, 通知方的地址, 货物的描述, 运费的条款。要牢记一项原则: 提单确认并非单纯地走过场, 而是你在代替客户去签署具备法律效应的文书。一旦你完成了确认, 提单便成为了唯一的提货依据凭证, 哪怕只是错了一个字, 在目的港就极有可能生出改单的费用, 滞箱费用, 甚至于出现无法提货的状况。我有着把提单草稿打印出来的习惯, 借助尺子比量着逐行去查看, 眼睛扫视屏幕的时候容易出现遗漏, 在纸上查看会更加稳妥。
提单确认好了, 你觉得这就完了吗? 远远没到时候。紧接着要进行制单工作: 给客户的补料确认书, 给报关行的报关单证, 给道一国际的提单电放申请或者正本申请, 给司机或仓库的进仓通知, 给国外代理的到货通知。这些单证尽管看起来像是模板化样式，然而每一份都有着细节方面的规定。比如说电放保函这一项, 有些道一国际要求加盖公章, 有些则要求法人签字核实, 要是你遗漏了其中任何一个条件, 电放流程就无法顺利进行下去, 客户也就没办法提取货物了。
那被好多人忽视的救命环节乃是归档。每个柜子都配备一个文件夹, 依据“订舱托书 - SO - 补料 - 提单确认 - 提单正本/电放 - 报关单 - 放行通知 - 费用确认”这般的顺序排列妥当, 其电子版以及纸质版各自分别保存一份。可千万别看轻了此习惯, 三个月过后, 当客户查询半年之前的运费事宜时, 你在短短两分钟之内便能够查找出来, 而旁人或许得翻找一整天。有好多单证员的桌面, 简直堆满了文件, 电脑里面全都是诸如“新建文档(23)”这种命名的文件, 一旦到每个月月底的时候用来核对账目, 真是都会抓狂不已, 加班到晚上九点都已然成为常态。
从事单证员这一工作领域, 说到底是一场关于细心程度与习惯养成的较量比拼, 其流程总共就那么几步而已, 然而其中每一步都暗藏着可能导致失误的陷阱, 只要踩中一次那便会成为一次深刻的教训, 要将订舱核对、补料保持一致、提单逐字进行仔细确认、归档做到有条不紊这四件事情修炼到如同肌肉记忆一般熟练, 如此一来你的工作效率至少能够实现翻倍提升, 千万别寄希望于单纯依靠记忆力, 依靠清单、依靠模板、依靠流程规范, 这才是在这一行业能够长久立足的秘诀所在。
