在中国货代行业范畴之内，英语邮件属于日常业务里的“生命线”。从进行货物询价开始，接着开展订舱操作，再到提单确认环节，以及清关通知相关事宜，每一封所发送的邮件，都直接同货物是否能够顺利实现出运存在必然联系。众多新手人物，甚至是一些老员工，由于邮件表达情况不清晰，用词方面不具备专业性，进而导致出现误解情况，造成延误现象，甚至引发索赔事件。凭借十年实际操作所获取的经验，我精心梳理出了货代英语邮件的5个核心技巧，以此帮助你避开常见的陷阱。
从收件人最先看到的部分来讲标题，它得一眼就把事情的缘由给表明出来。像那种错误的示例，“”或者“”，是完全没有什么信息可言的。而行之有效的做法是，把犹如提单号、船名航次、目的港等对于事情起着关键作用的要素给放到里面，就好比“ - S/O No. - 007”这样。补充上如“”“”“”这类带有动作性质的词，进而能让对方马上明白自己应该要做些什么事情。标题字数，要控制在八至十二个单词之间，防止被系统截断。并且还要留意，别频繁使用“”，要是滥用的话，就会失去效果，只有在真正紧急之时才可使用。
礼貌并非是客气，而是职业素养所呈现出来的表现，Hope this email finds you well这样起头稍微有点老套，更值得推荐的是出自[Your ]的Good /，在请求对方去做事情的时候，把...使用Could you ...来替代会更能显示出尊重。表示歉意之际，切莫仅仅言说“Sorry”，而要说“We for any by the delay” ，以“Thank you for your ”收尾，或者以“ to your ”收尾。铭记着，那种语气应当是以坚定而非生硬的状态存在着，要防止出现像“I need you to...”这般属于命令式的表述情况。
将货物进行清关的这个环节，是最容易出现问题的，原因在于，清关这一流程涉及到HS编码，以及报关时的商品名称，还有发票金额等一系列敏感信息、内容等。在撰写邮件的时候，不要只是笼统地表述为“发送发票”这种情况，而是要明确地具体撰写成“请提供以PDF格式呈现的商业发票，且要带有清晰显示出的单价以及总金额”这样的内容。假如规定要对单据予以修正，逐一对需要进行变动的项目列出来，就像“Line 5: 将‘ Shirt’改成‘100% Shirt’”这样。最理想的是在邮件的结尾处增添一句“ the above by reply”以此来完成闭环确认。需防止运用“asap”“soon”这类表意含混的词汇，给出明确时间节点，像“当日下午3点之前 中国时间”。
你于处理货代英语邮件之际，最为头疼的是哪一个环节呢，是术语无法看懂吗，又或是客户总对自身意思产生误解呢，欢迎于评论区尽情分享你的种种经历，点赞从而让更多同行能够看到这些颇具实用性的技巧。
