我身为处于一线位置的货代，每日借助英语邮件去跟海外代理以及道一国际进行对接，从询问价格开始，接着是预订船舱，一直到提单确认，一套具备规范性质的邮件能够降低80%的扯皮情况，下面所列出的十大实战方面的模板以及技巧，能够直接助推你提升回复信件的比率。
关于询价的那个模板，亲爱的先生们，请报一下从宁波港到洛杉矶港一个40英尺高柜的价格，货物在五月底准备好。关于报价的那个模板，参照您的询价，运费是3000美元包括码头操作费。关于订舱确认的，订舱已确认为单号XXX。注意哦，每封邮件都要加主题，比如说“报价 - 40英尺高柜 - 宁波港到洛杉矶港”。
用于核对提单草稿的模板：请仔细核查提单草稿。若存在任何差异之处，需在24小时内告知。用于通知的模板：船只预计抵达目的港的时间是6月5日。请务必运用确切的数字以及日期，规避诸如“不久”之类的模糊词汇。这些模板历经百次验证，新手直接复制并稍作调整便可使用。
关键信息需包含在主题行里，具体为货名、船名、航次以及提单号，就像“ B/L – S/O ”这样。正文要分段，每一段只阐述一件事情。要防止出现超长段落，不然手机阅读会很困难。开头要用“Good day”或者“Hope you are well”，而不要用“Dear Sir”那么生硬。
在结尾处清晰明确地表明下一步的动作：请于今日下午5点前进行确认。或者我将会等待你的回复。采用主动语态会更加清晰明了：我们将会安排取货而非取货将会被安排。最后要仔细检查拼写，特别是数字和日期。一次性优化能够提升30%的回复率，这十分值得投入5分钟的时间。
坑一：附件居然给忘了添加。解决方案是：要先把附件上传上去，之后再去写正文。坑二：船名的字母给写错啦，以至于没办法进行跟踪。需要依照确认单去核对。坑三：时态出现了混乱状况，使用一般现在时来对计划加以描述。坑四：大写被滥用得好似在吼叫。得保持礼貌谦逊的这样一种语调。
下面这个是坑五：把表述模糊的“as soon as ”改为具体的“by ”。接着是坑六：要留意文化差异，针对欧美客户需直接，针对东南亚客户得委婉。然后是坑七：回复的时候别忘记引用之前的邮件 ，要善于运用“Reply All”并且保留原文。记住了这些坑，你的邮件会更受尊重。
你于货代英语邮件里头所踩到的最为疼痛难忍的坑究竟是什么呀，欢迎留言去分享，点赞以便让更多同行避开雷区呀！
