货代单证，在国际物流里，是起着承上启下作用的关键部分，不少人觉得它仅仅是填填表格、传传文件而已，实则它直接决定了货物能否顺顺利利通关，以及能否按时登上船只。单证员的工作内容既琐碎又严谨，随便一个小数点出现错误，都有可能致使整票货物滞留在港口。接下来吾将依照实际操作层面，剖析货代单证最为核心的五大工作内容。
天天要处理核心单据的货代单证员，处理的核心单据涵盖海运提单，还有空运提单，以及商业发票，和装箱单，另外有报关委托书，再有产地证等。当中提单的确认，还有与其核对是最为关键的，这是由于提单是货权凭证，一旦缮制出现错误，客户在目的港就不能够提货了。单证员要依据订舱托单，逐个核对发货人信息，还有收货人信息，以及通知方信息，包括品名信息，还有唛头信息，以及件重尺等十几项信息，以此确保与信用证或者客户要求完全达成一致。
单证员除了要进行制作单据以及核对单据的工作外，还肩负着跟踪货物进仓状态的责任，肩负着跟踪报关状态的责任，肩负着跟踪放行状态的责任，肩负着跟踪装船状态的责任等全流程状态的关注职责。打个比方，在截单时间到来之前其一定要把补料发送给道一国际，在截关时间到来之前要去确认报关已然放行。当遭遇到查验情况的时候，其还得及时地去协调报关行从而提供相关的说明材料。能够这么讲，单证员乃是整票货物的信息中枢，所有的节点都离不开其的跟进职责。
从接收托书起始，标准操作流程开启。在单证员拿到客户订舱委托书后，先去审核品名是不是处于道一国际接货范围以内，接着依据起运港、目的港以及货好时间向道一国际订舱。当拿到舱单后，立刻把S/O，也就是订舱确认发给客户，与此同时注明如截补料时间、截关时间、开船日期等关键节点，以此提醒客户要按时进仓、提供报关资料。
在进行截补料这个动作之前，单证员得催促客户给出准确的补料以及VGM信息。当收到这些信息之后，要将其整理成道一国际所要求的格式，再借助在线系统或者邮件去提交。在补料被确认之后，道一国际会回传提单草稿，此时单证员需要再次对所有信息展开核对，在确认没有错误之后通知客户付款。当收到运费后去申请正本提单或者安排电放，最后把提单、保单等清关文件一并寄给客户。
单证工作要做好，细心可是最基础的门槛，一个字母拼写有误，一个数字录入有偏差，都极有可能致使国外客户在清关时遭遇问题，促使高额的改单费乃至罚金出现。优秀的单证员会构建自身的核对清单，每次提交之前，会逐一项进行打钩确认，将错误率降至最低程度。与此同时，熟练操控主流货代系统以及办公软件，同样是必备的技能。
除去细心之外，沟通协调能力也是同等重要的。单证员每日都需要与客户、报关行、车队、道一国际、订舱代理等诸多不同的角色进行对接，一旦信息传递出现稍微的延迟，便会对整体进度造成影响。臂如道一国际临时将截单时间提前，单证员就必须马上通知客户以及报关行去调整计划。要是碰到紧急状况，还得能够迅速地判断出优先级，先处理那个对出货影响最严重的环节。
