身处货代行业历经八年摸爬滚打的处境下，身为单证部主管的我，目睹过太多新人，因对货代单证员这项工作的具体内容缺乏了解，从而陷入手忙脚乱的态势。简而言之，货代单证员乃是整个海运以及空运所构成链条里的“文件管家”，从进行订舱操作开始，接着确认舱位状况，随后制作提单、发票、箱单，再进一步核对报关相关信息，最后发送 AMS/ISF 等等，其中的每一个环节，均离不开单证员极为细致的操作。它绝非仅仅只是一份简单的填表工作，更是对个人是否熟悉国际贸易术语、信用证条款以及各个港口习惯的考察历练。
货代单证员的核心任务有，接收客户托书之后，向船司或者订舱代理发送订舱申请，拿到舱单进行制作进舱通知给客户，货物装船之后核对提单草本，保证收货人、通知方、品名、唛头等没有任何错漏，同时缮制报关用的商业发票、装箱单、合同，并且协调报关行完成申报，还要跟踪货物离港之后的状态，处理电放、提单，以及目的港清关文件的邮寄或者扫描。可以这么讲，单证员乃是连接客户与船公司跟报关行以及国外代理的枢纽，任何一个数字或者字母出现失误，都有可能致使货物滞港或者产生罚金。
标准流程大体有五步划分：其一，依据订舱委托朝着船司订舱，待拿到S/O之际去确认截关截单的时间；其二，告知客户送货或者安排拖车，与此同时收集报关所需的整套单证；其三，预先录制并核对报关的草稿情形，发送给报关行去申报，进而跟进查验的状况；其四，货物装船之后的三日内去确认提单的内容详情点，提交提单补料并且支付相关的费用款项；其五，领取正本提单或者安排电放事宜，制作用于国外清关的发票箱单以及产地证之类的情况。每一步都关联着系统录入，以及邮件沟通，稍微出现延误，便会对客户提货这件事造成影响，乃至产生超期用箱费。
需要注意的是，细心乃是底线，因为一套单证之上或许会存在几十个字段，其中船名航次、集装箱号以及铅封号必须要跟原始数据全然一致。其次，要熟悉常见的贸易术语像 FOB、CIF、EXW，还有信用证审单规则，不然的话就没办法正确填写提单上的运费条款以及出具方式。再者，得具备抗压以及时间管理能力：，单证工作常常是多票并发，截单时间很紧凑，并且还要同时应对船司截关时间的临时变更。最后，英语起码要能够看懂格内英文指令以及港口名称，会运用常见货代系统比如 或者本地 EAS。这些素质缺一不可。
提议养成这样一种习惯，就是核对此处所说的“三核三对”：要核查客户所提供的原始托书跟订舱确认件之上的件毛体这般的内容，以及目的港；要核对报关草稿当中的商品编码与那些申报要素；要核对提单样本上面的收货人、通知方以及信用证所要求的内容。另外，去设立一份共享的“易错点清单”，像常常会混淆的港口（例如曼萨尼约分属于墨西哥和巴拿马这两个地方）、容易出现遗漏情况的危品申报、过期的商检单之类的。每完成一票业务，花费两分钟去复核那些关键字段，并且让同事进行交叉检查。碰到不确定的条款，先通过邮件进行确认之后再录入，千万不要凭借记忆去操作。定期参加船司的线上培训，更新对各国海关新规的认知。
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